یکی از مهم ترین مسائل مالی یک شرکت، مربوط به پلمپ دفاتر می‌باشد. اگر کار و فعالیت شما در ارتباط با موسسات و شرکت‌ها است، حتما با پلمپ دفاتر و نحوه پلمپ دفاتر آشنایی دارید. بنابراین، بر شما واجب است که اگر بخواهید شرکت یا موسسه‌ای را تاسیس کنید، نسبت به ارائه اظهار نامه مربوط به این موضوع اقدام کنید. در متن پیش رو، قصد داریم تمام نکات مربوط به این موضوع و اشخاص مشمول پلمپ دفتر قانونی را مورد بررسی قرار دهیم. تا پایان این مطلب با کارشناسان مجموعه حقوقی عدل دانو همراه باشید، تا پاسخ تمامی سوالات خود را دریافت کنید. مطالعه این مطلب تنها چند دقیقه از زمان شما را خواهد گرفت. با ما تا پایان این مطلب همراه باشید تا قبل از ثبت شرکت، اطلاعات لازم در مورد پلمپ را به دست آورید.
فهرست محتوای مقاله
منظور از پلمپ دفاتر چیست؟
کلیه شرکت‌ها، موسسات، سازمان‌ها، تاجران و … که بایستی مالیات پرداخت کنند، موظف هستند تمامی نقل و انتقالات و فعالیت‌های مالی خود را به شکلی سازمان یافته در محلی مشخص، ثبت و نگهداری کنند. برای این منظور، قانون راه حلی به نام دفاتر پلمپ را در نظر گرفته است. بنابراین، صاحبان مشاغل وظیفه دارند به سازمان امور مالیاتی مراجعه کنند و نسبت به دریافت دفاتر پلمپ اقدام کنند و از آن‌ها استفاده کنند. این دفاتر به شکل 50، 100 و 150 برگی در اختیار افراد قرار می‌گیرند. این دفاتر را با نام‌های پلمپ دفتر قانونی و یا دفتر تجاری نیز می‌شناسند. دلیل نام گذاری این دفاتر به نام دفاتر پلمپ، آن است که تمامی صفحه‌های آن در اداره مالیات و ثبت شرکت پلمپ و پیش از استفاده، پلمپ دفاتر انجام می‌گردد.
پلمپ دفاتر دو کاربرد مهم دارد؛ نخست ارائه اظهار نامه مالیاتی و دوم دریافت کارت بازرگانی. برای ارائه اظهار نامه مالیاتی باید دفاتر پلمپ شوند، چرا که اگر شرکت یا موسسه تجاری از این کار خودداری کند، مسلما با پرداخت جریمه به اداره دارایی مواجه خواهد شد. همچنین برای امور مربوط به واردات و صادرات، به کارت بازرگانی نیاز است. به دلیل اهمیت امور واردات و صادرات، شرکت‌ها و افراد فعال در این زمینه، باید برای پلمپ دفاتر و اخذ آن اقدام کنند.
ماده 6 قانون تجارت
بر اساس ماده 6 قانون تجارت، همه افراد حقیقی و حقوقی پس از ثبت نام تجاری، بایستی درآمدها و هزینه‌های خود را به وسیله تکمیل دفاتر تجاری اعلام کنند. در صورتی که این دفاتر تکمیل نشوند، هزینه‌های اضافی را برای شرکت به بار خواهد آورد. همچنین اگر شرکت یا موسسه‌ای فعالیتی ندارد، باز هم موظف است برای مشخص کردن وضعیت مالی خود، نسبت به تحویل دفاتر پلمپ اقدام کند و در این حالت دفاتر به شکل پر نشده و خالی به اداره دارایی تحویل داده می‌شود.
انواع دفاترقانونی
دفاتر قانونی، انواع مختلفی دارند که عبارتند از؛ دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی، دفتر کپیه که در زیر، آن‌ها را به طور کامل بررسی می‌کنیم.
دفاتر روزنامه
در این نوع از دفاتر، شرکت یا شخص، با توجه به نوع فعالیت باید به صورت روزانه تمامی فعالیت‌ها و دیگر موارد مالی خود، شامل داد و ستد تجاری، دیون، مطالبات و معاملات مربوط به اوارق تجاری و دیگر عملیات مالی خود، حتی مبالغی را که صرف کارهای شخصی خود می‌کند را ثبت کند. به زبانی ساده، می‌توان گفت دفتر روزنامه، دفتری است که در طول روز هزینه‌ها و فعالیت‌ها در آن ثبت می‌شود و مشخص می‌شود که شرکت روزانه چقدر درآمد به دست می‌آورد. تمامی اطلاعات مالی شرکت در این دفاتر به ترتیب تاریخ و با جزئیات کامل ثبت می‌شود. دفتر روزنامه را می‌توان یکی از مهم‌ترین انواع پلمپ دفاتر دانست، چرا که اساس تکمیل سایر دفاتر پلمپ است.
دفاتر کل
دفتر کل، دفتری است که شرکت بایستی حداقل هفته‌ای یک بار تمام معاملات خود را از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را جدا کرده و هر یک را در صفحه مخصوصی به شکل خلاصه ثبت کند. به عبارتی ساده تر، می‌توان گفت دفتر کل، نوعی از دفتر روزنامه است که در آن ریز هزینه‌ها و سود و زیان ثبت می‌شود و تفاوت آن‌ها در این است که به جای آن که اطلاعات، روزانه ثبت شود، در دفتر کل اطلاعات به صورت هفتگی و به تفکیک ثبت می‌شود. لازم به ذکر است که اطلاعات درج شده در دفاتر روزنامه و دفاتر کل، بایستی با هم تطابق و هم خوانی داشته باشند.
دفاتر دارایی
این دفاتر، گونه‌ای از دفاتر است که در آن، شرکت یا تاجر موظف است به صورت سالانه، لیست تمامی اموال منقول و غیر منقول، دیون و بدهی‌ها و مطالبات خود را با جزئیات در آن ثبت کند و این کار بایستی تا نیمه اول فرورین سال بعد انجام شود. امروزه، دفاتر دارایی کاربرد کم تری دارند و به جای آن از ترازنامه استفاده می‌شود.
دفتر کپیه
دفتری است که شرکت باید تمامی مراسلات، مخابرات و صورت حساب‌های صادره خود را در آن ثبت کند. نکته قابل توجه آن است که دفاتر پلمپ، بایستی به شکلی صحیح و بدون قلم خوردگی یا اشتباه تنظیم شوند. چرا که وجود اشتباه در آن ممکن است برای شرکت مشکل ایجاد کند. همچنین شرکت‌ها موظف هستند تا دفاتر تجاری خود را دست کم به مدت ده سال پس از پلمپ دفاتر در سال مالی، حفظ و نگهداری کنند. حتی اگر شرکتی تعطیل و منحل شد نیز، باید دفاتر آن پس از زمان تصفیه، در مرجع ثبت شرکت ها به مدت ده سال حفظ شوند.
در میان تمامی دفاتر یاد شده، دفاتر روزنامه و کل نیاز به پلمپ دفتر قانونی دارند و برای سایر دفاتر نیاز به درخواست پلمپ دفاتر نیست. همچنین تمام دفاتر (به جز دفتر کپیه) بر اساس ماده یازده و دوازه قانون تجارت باید توسط اداره ثبت امضا و شماره گذاری شده و پلمپ دفاتر انجام شود.
افراد مشمول قانون پلمپ دفاتر
در واقعیت، نه تنها شرکت‌ها بلکه تمامی افراد فعال اقتصادی، مشمول پلمپ دفتر قانونی هستند که لیست آن‌ها به شرح نام برده در زیر است. تمامی اشخاص صاحب کسب و کار (گروه نخست موضوع آیین نامه اجرایی ماده 95 قانون مالیات مستقیم). که مجموع فروش آن‌ها و یا ده برابر درآمد آن‌ها طبق برگ قطعی مالیات بعد از سال 1391 از مبلغ 3 میلیارد تومان بیشتر است و همچنین افرادی که ارائه خدمات می‌کنند. مانند پزشکان، وکیلان و کارشناسان رسمی دادگستری که درآمد آن‌ها بیشتر از 5/1 میلیارد تومان است. تمامی اشخاص حقوقی که در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت رسیده‌اند. افراد زیر نیز بدون در نظر گرفتن حجم کارشان جزء موضوع آیین نامه اجرایی ماده 95 ق.م.م هستند:
- صاحبان کارت بازرگانی واردات و صادرات
- کارخانه داران، واحدهای تولیدی و بهره برداران از معادن
- مالکان هتل‌های سه ستاره و بالاتر
- صاحبان مشاغل صرافی
- صاحبان بیمارستان‌ها، زایشگاه‌ها و کلینیک‌های تخصصی
- فروشگاه‌های زنجیره‌ای دارای مجوز فعالیت از وزارت خانه مربوطه
مدارک مورد نیاز جهت پلمپ دفاتر
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی عبارتند از اصل اظهار نامه پلمپ و امضا شده دریافتی از سامانه، تصویر کارت ملی متقاضی پلمپ دفتر قانونی، تصویر پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسب. مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی شامل اصل اظهار نامه پلمپ و امضا شده دریافتی از سامانه، تصویر کارت ملی مدیر عامل، تصویر آخرین روزنامه رسمی شخصیت حقوق و اصل یا تصویر وکالت نامه یا معرفی نامه در خصوص اشخاص دولتی.
مراحل درخواست پلمپ دفاتر
همه شرکت‌ها در هنگام تاسیس، بایستی نسبت به دریافت دفاتر پلمپ اقدام کنند. از این رو، آشنایی با نحوه دریافت و نحوه پلمپ دفاتر، الزامی است. کارشناسان گروه حقوقی عدل دانو در ادامه مطلب، تمام مراحل پلمپ دفاتر را برایتان تشریح خواهند کرد.
گام نخست: در نخستین قدم، بایستی در سامانه ثبت شرکت‌ها برای پلمپ دفاتر تقاضا داد. در این درخواست، نوع شخص حقیقی و یا حقوقی بایستی مشخص شود.
گام دوم: پس از آن، باید اطلاعات شخصی مانند کد ملی و کدپستی و … در سامانه ثبت شود. لازم به ذکر است که بایستی اطلاعات دقیق و راستین در سامانه ثبت شود، چرا که تمام مراحل کار به صورت پیامکی به اطلاع اشخاص می‌رسد.
گام سوم: در این مرحله، باید شروع سال و ماه مالی را وارد کنید که بر طبق اساسنامه تنظیم می‌شود. در این گام، با وارد کردن سال مالی، سامانه پایان سال مالی را تعیین می‌کند و بعد از آن، اطلاعات محل دریافت دفاتر پلمپ شده را وارد می‌کنید، که پس از تایید به شما کد رهگیری تعلق می‌گیرد. لازم به ذکر است که تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و یا تاریخ درخواست ثبت پلمپ دفاتر معیاری برای شروع سال مالی نیست.
گام چهارم: اطلاعات شخص تکمیل کننده سامانه و سمت وی را از طریق فهرست سامانه انتخاب کنید. همچنین اطلاعات یکی از اعضای هیئت مدیره را نیز وارد کنید.
گام پنجم: پس از انجام مراحل یاد شده، در این مرحله بایستی اطلاعات هر یک از اعضای هیئت مدیره را به طور کامل در سامانه وارد کرده و وضعیت حق امضا، سمت و مدت تصدی آن‌ها را برای گام بعدی وارد کنید.
گام ششم: لازم است در این گام، یک فرم با نام یک دفتر مورد تقاضا را پر کنید. در این فرم، تعداد برگ و جلدهای آن و نام دفتر پلمپ را انتخاب می‌کنید و پس از آن وارد صفحه تایید اطلاعات خواهید شد و با تایید اظهار نامه، پلمپ دفتر قانونی و مدارک مورد نیاز خود را انتخاب می‌کنید.
گام هفتم: پس وارد کردن و اتمام ثبت اطلاعات در سامانه، اصل اظهار نامه را پرینت گرفته و با بقیه مدارک نام برده در بالا به اداره ثبت ارسال می‌کنید و شماره پیگیری و تاریخ پست مدارک را در سامانه وارد می‌کنید تا دفاتر به آدرس شما، پس از تطبیق اطلاعات و پرداخت هزینه ارسال شود.
نحوه پلمپ دفاتر قانونی به این شرح است که اشخاص هر سال، در ماه اسفند، آخرین فرصت برای ثبت درخواست پلمپ دفتر قانونی را دارند و در همین زمان و پیش از پایان سال، بایستی برای دریافت پلمپ دفاتر درخواست دهند. حتی اگر شرکت یا شخصی فعالیت خود را شروع نکرده است، بایستی نسبت به درخواست پلمپ دفاتر اقدام کند. چرا که پلمپ دفاتر برای سال مالی پیش رو است و تفاوتی ندارد که پیش از آن فعالیتی انجام شده یا نشده باشد.
شرایط لازم برای پلمپ دفاتر
پلمپ دفتر قانونی، جدا از دقت و صراحت در ثبت اطلاعات، در صورتی انجام می‌شود که دارای این شرایط باشد. صفحات دفاتر بایستی دارای شماره ترتیب برای ردیف‌ها و نخ کشی شده باشد. متصدی همه صفحات را شمارش و آن‌ها را ممهور کرده باشد. یکی دیگر از شرایط لازم برای پلمپ دفاتر نوشتن مشخصات صاحب دفتر و مشخصات خود دفتر است که باید در هر دو طرف با حروف و عدد نوشته شود. دو طرف آن نیز باید مهر سربی دادگستری خورده باشد تا شرایط پلمپ اجرا شود.
پلمپ دفاتر به این دلیل انجام می‌شود که از دست کاری، تقلب، اضافه کردن اقلام بعد از تاریخ و … جلوگیری شود. بر طبق ماده 11 قانون تجارت، دفاتر یاد شده در ماده 6 (به جز دفاتر کپیه) پیش از آن که چیزی در آن‌ها ثبت شود، بایستی توسط نماینده اداره ثبت امضا شوند.قانون گذار برای این دفاتر، اهمیت خاصی قائل شده و پلمپ دفاتر در میان مشاغل از سندیت برخوردار است. بنابراین دفاتر روزنامه، کل، دارایی و هر دفتری که وزرات دادگستری داشتن آن را الزامی می‌داند، باید قبل از نوشتن هر چیزی در آن به وسیله نمایندگان، مهر و امضا شود و پلمپ دفاتر صورت گیرد.
تبعات انجام ندادن پلمپ دفاتر
پلمپ دفاتر، نشانگر اصلی شفافیت مالی یک شرکت یا … است. اداره مالیات، بر اساس میزان درآمد شخص، مالیات بر درآمد آن‌ها را تعیین می‌کند. اگر دفاتر پلمپ دریافت نشوند و پلمپ دفتر قانونی صورت نگیرد، تسلیم اظهار نامه مالیاتی و دریافت کارت بازرگانی ناممکن است. بنابراین، شخص بایستی پیش از آغاز سال مالی نسبت به دریافت دفاتر روزنامه و کل اقدام کرده تا از طریق پست، آن‌ها را تحویل بگیرد. پس از دریافت دفاتر پلمپ، باید آن‌ها را بر اساس اسناد و اطلاعات مالی تکمیل کنند و در محلی مطمئن برای جلوگیری از آسیب‌های احتمالی مانند خراشیدگی و پارگی و اثر نم و رطوبت مورد نگهداری قرار دهند. در نهایت این دفاتر، توسط حسابرس و ممیزهای مالیاتی با دقت بررسی می‌شوند و همچنین آن‌ها چک می‌کنند که پلمپ دفاتر پیش از شروع سال مالی صورت گرفته باشد. لازم است ذکر کنیم که اقدام به پلمپ دفاتر برای دریافت کد اقتصادی لازم است و مبلغ جریمه حدود 20 درصد مالیات است که ممکن است مبلغ آن به طور سالانه تغییر کند. با توجه به آن چه که گفته شد، اگر پلمپ دفاتر خود را دریافت نکنیم و یا در تحریر با دقت آن کوتاهی و اهمال کنیم، مشمول پرداخت جریمه‌های مالی جبران ناپذیر خواهیم بود و با انجام دقیق و به موقع امور دفاتر پلمپ، می‌توانیم از معافیت‌های مالیاتی برخوردار شده یا دست کم مانع جریمه‌های ناشی از عدم پر کردن آن‌ها شویم.
