اسناد و مدارک از جمله مهم‌ترین اوراقی هستند که هرکسی در طول روز و مخصوصاً هنگام کار با آن ها ارتباط دارد. سندها برای اثبات حرف‌ها و بررسی حدود و مرزها و توافقات میان دو طرف کاربرد دارند. کسانی که در یک یا چند مورد دچار اختلاف نظر می‌شوند، در اولین اقدام به سراغ دادگاه و شوراهای حل اختلاف می‌روند و طبق اسنادی که دارند با کمک وکیل وصول مطالبات از ادعای خود دفاع می‌کنند. در این میان برای کسانی که به صورت مرتب قصد دارند تا با اسناد سروکار داشته باشند بسیار ضروری است که تمامی مسائل و قوانین مربوطه را بشناسند. سند عادی یکی از همین موارد است. ما در این مطلب از گروه حقوقی عدل دانو قصد داریم تا در مورد سندعادی با شما صحبت کنیم. حال که با اهمیت این موضوع آشنا شدید لازم است تا با قواعد و قوانین سند عادی نیز آشنا شوید.
آشنایی با سند عادی
پیش از این که به صورت اختصاصی به اسناد عادی بپردازیم لازم است تا با ماهیت خود سند بیشتر آشنا شویم. بهتر است بدانید که اسناد الزاماً کتبی هستند و باید به حالت نوشتار درآمده باشند. هر سند و مدرک میان دو طرف نوشته شده است. یکی از طرفین می‌تواند کارفرما، تولیدکننده، صاحب شغل یا کالا یا طلبکار باشد. در مقابل این فرد کارجو، خریدار، متقاضی، بدهکار وجود دارد. در این زمان یکی از طرفین کالا یا خدمتی ارائه می‌دهد. در برابر آن پول یا هر چیز دیگری که توافق شده است را دریافت می‌کند. این سند می‌تواند به خانه، مغازه، اتومبیل و یا هر چیز دیگری هم مربوط باشد. مهم این است که موضوع آن را به دقت مشخص کنید.
سندها دو نوع اصلی و مهم دارند که باید حتماً بتوانید توانایی تشخیص آنها با یکدیگر را کسب کنید. حالت اول که بسیار متداول است، سند عادی نام دارد. اسناد عادی نمونه‌های بسیار متفاوتی دارند که در ادامه با همه نمونه های آن آشنا می‌شویم. قوانین اسناد عادی باید موردتوجه صاحبان کار و کالا قرار بگیرد. سند عادی در طول روز بارها صادر می‌شود و هدف اصلی آن انتقال اطلاعات است. در سند عادی تاریخ، نام و مشخصات طرفین، مفاد توافق و وظایف و مسئولیت‌ها نوشته می‌شود. همچنین به صورت کاملاً واضح باید اشاره شود که هرکدام چه منافعی کسب می‌کنند و در صورت بروز ضرر و مشکلات چه تبعات و خسارت‌هایی متوجه آنها خواهد بود.
بررسی دقیق‌تر انواع نمونه‌های سند
گفتیم که اسناد دو نمونه دارند. با توجه به موضوع این مقاله علاوه بر معرفی نمونه‌های مختلف سند به صورت اختصاصی به بررسی سند عادی خواهیم پرداخت. باید بگوییم که سندها دو نمونه معمولی و رسمی دارند. نمونه معمولی را به صورت مفصل بررسی خواهیم کرد. سندهای رسمی نیز نمونه‌ای از اسناد هستند که دو ویژگی مهم و اساسی دارند. اول اینکه این مدارک کاملاً باید بر طبق ضوابط و اصول قانونی تدوین شده باشند به صورتی که هیچ دادگاهی نتواند از آنها ایراد حقوقی و قانونی بگیرد. دوم اینکه اسناد رسمی باید به ثبت و امضای یک نفر مسئول دارای صلاحیت از طرف نهادهای مربوطه برسد. به این صورت مدرک شما به حالت یک سند رسمی در خواهد آمد و قابل پیگیری خواهد بود.
و اما به موضوع بررسی و معرفی سند عادی می رسیم. سند را شما بارها در طول روز می‌بینید و با آن سروکار خواهید داشت. نمونه‌های بسیار رایج آن پیش‌فاکتورها و همچنین فاکتورهای فروش هستند. این موارد را در زمان خرید یک کالا و همچنین فروش آن صادر می‌کنند. در این اسناد عادی مشخصات محل خرید و فروش به صورت سربرگ یا مهر و امضا وارد می‌شود. این موارد به صورت دستی و یا کامپیوتر نیز وجود دارند. رسیدهای بانکی و آن چه که از عملیات‌های نقل‌وانتقال بانکی برایتان صادر می‌شود نیز نمونه دیگری از سند عادی هستند. آنها زمانی دارای ارزش واقعی و قانونی می‌شوند که با مهر بانک معرفی شوند. مورد آخر نیز قراردادها و توافقاتی هستند که برای مبادلات انجام خدمات منعقد می‌شوند. در ادامه با تمامی این موارد آشنا خواهیم شد.
مهم‌ترین نکاتی که لازم است در مورد اثبات مالکیت با سند عادی در نظر بگیرید
اولین دسته از اسناد عادی که قصد داریم تا به شناخت و بررسی آنها بپردازیم فاکتورهایی است که در هنگام خریدوفروش محصولات جهت اطلاع طرفین صادر می‌شوند. این فاکتورها دوطرفه هستند و ابهامات مبادله را روشن می‌کنند. یکی از طرفین فروشنده بوده که وظیفه دارد تا در برابر پول و هزینه‌ای که به دست می‌آورد کالا و خدمات خواسته شده را به صاحب آن بدهد. طرف دیگر این فاکتورها خریدار است. خریدار در این مقطع جهت دریافت محصولی که احتیاج دارد و تصمیم به خرید آن گرفته باید هزینه تعیین‌شده را پرداخت کند و فاکتور فروشی که فروشنده تنظیم می‌کند را دریافت کند. فراموش نکنید که برای اثبات مالکیت با سند عادی و فاکتور فروش لازم بوده که اطلاعات و ارقام را به دقت وارد کنید.
فاکتور فروش به دو حالت صادر می‌شود. اول اینکه می‌تواند به صورت دستی یادداشت شده و در آن، همه اقلام به همراه قیمت آنها تعیین می‌شود. در انتهای آن مهر و امضای فروشنده و خریدار زده شده است. در شرایطی هم فاکتورهای فروش از راه خروجی گرفتن از نرم‌افزارهای حسابداری صادرشده دارای اطلاعات کامل‌تری هستند. در کل فاکتورهای فروش این امکان را به وجود می‌آورند که آیتمی باشند که با تکیه بر آن فروشنده می‌تواند دعاوی دریافت وجه را مطرح کند. خریدار نیز در سوی مقابل حق دریافت کالای خود را اظهار کرده و طبق دعاوی مطرح‌شده، این سند عادی باید به وکیل و نهادهای ذی صلاح ارجاع داده شود. مقررات فاکتور فروش بیان می‌کند که هرگونه دستکاری در فاکتورها جرم بوده و مطابق مفاد قانون مجازات جعل اسناد عادی با آن برخورد خواهد شد.
اطلاعات مربوط به سند عادی که از بانک می‌توانید دریافت کنید
در تمامی امور بانکی می‌توانید ردپای سند عادی را ببینید. همه باجه‌های خدماتی در بانک برای هر عملیات یک سند مجزا صادر می‌کنند. حتی دستگاه‌های عابربانک نیز خدمات و اطلاعات موردنیاز مراجعان را به وسیله قبض به او نشان می‌دهند. جهت ارائه این مدارک به‌عنوان سند عادی باید بدانید که این اسناد نیز از درجه اعتبار نسبتاً خوبی برخوردار بوده و می‌توانید به سادگی آن ها را به مراجع قانونی و وکیل ارائه دهید. البته این مسئله را فراموش نکنید که سندهای عادی بانکی ضوابط فراوان مرتبط به خود را دارند و پروسه‌ها به آن سادگی که در این جا گفته شد نخواهد بود. شما باید برای نحوه ارائه سند عادی گرفته‌شده از بانک به مراجع قانونی با مشاور حقوقی مشورت کنید.
البته این موضوع نیز مطرح می‌شود که در زمان کار با سند بانکی باید یک پرینت به‌روز با آخرین تغییرات نیز از حساب یا حساب‌های موجود در بانک‌ها تهیه کنید. این پرینت الزاماً باید از همان بانکی که حساب دارید مهر دریافت کرده باشد تا ارزش قانونی آن برای وکیل و مراجع قانونی مشخص شده باشد. در غیر این صورت نمی‌توانید از قوانین مربوط به سند عادی استفاده کنید. در این حالت پرسش پیش می‌آید که چرا مهر بانک تا این اندازه مهم است؟ در جواب می‌توانیم بگوییم که بانک وقتی مهر خود را روی اسناد و پرینت حساب شما می‌آورد که یک انتقال مبالغ اعم از واریز و برداشت صورت پذیرفته باشد. در شرایطی به جز این موضوع ادعا فاقد اعتبار می‌شود و حتی احتمال رد شدن آن از جانب مقامات تصمیم‌گیرنده نیز وجود دارد.
رابطه میان رسید عادی و قراردادها
یکی دیگر از نمونه‌های سند عادی همین قراردادهایی به شمار می‌رود که میان افراد یا شرکت‌های مختلف بسته می‌شود. هر قرارداد در واقع بیانگر تعهدی است که دو یا چندجانبه بسته خواهد شد. بر اساس قراردادها یکی از دو فرد ملزم به ارائه خدمات یا فرستادن مقدار مشخصی محصول و تعدادی کالا است که در موعد مشخصی باید صورت بگیرد. در این هنگام شخص دوم باید در برابر هر چیزی که به وقوع پیوسته هزینه‌ای را به طرف مقابل بپردازد. هر دو گروه در این قرارداد این امکان را خواهند داشت که مدعی آن چه که حق آنها به شمار می‌رود باشند. در حالت دیگر در برابر تعهدات خود نیز مسئول بوده و اگر هرچه جز آنچه توافق شده پیش آمد، باید پاسخگو باشند و باید دقیقاً هر چیزی که وعده داده‌اند را به انجام برسانند و تکمیل کنند.
قراردادهایی که برای خریدوفروش و تمامی موارد مشابه به آن منعقد می‌شوند نمونه‌ای از مبادله کالا و پول و خدمات و هر چیزی که دو طرف نیاز دارند هستند. در حالت دیگر پول و ارائه خدمات در میان است. در هر قرارداد تعدادی پاراگراف نوشته شده و شرایط و ضوابط را مشخص کرده و قوانین نیز وجود دارد. وظایف هرکدام از دو طرف هم باید واضح و با توضیحات کافی بیان شود. زمان به پایان رسیدن خدمات یا ارسال کالا نیز باید در بندهای قرارداد اشاره شود.
همچنین مواردی که دربرگیرنده اتفاقاتی غیر از اجرای تعهدات و یا ایجاد خسارت باشد نیز لازم است گفته شود. برای پیگیری مطالبات با سند عادی باید نسخه اولیه قرارداد و مدارکی که نشان‌دهنده عدم رعایت تعهدات بندهای آن باشد را اول به وکیل و بعد به مراجع قضایی و قانونی ارائه دهید. قراردادها نیز قوانین و بند و تبصره‌های گوناگونی دارند که بررسی همه آن ها الزامی ندارد و فقط باعث فرسایش ذهن می‌شود. وکیل شما با تشخیص نوع مسئله می‌تواند راه شما را هموار کند.
نکات تکمیلی که باید بدانید
مدارکی که برای دادگاه و درخواست دادرسی ارائه می‌دهید باید قابل استناد باشد و اعتبار آن برای همه قابل اثبات باشد. کسانی که مدارک جعلی و غیرمعتبر ارائه می‌دهند به‌عنوان متخلف شناخته شده و طبق قانون مجازات جعل اسناد عادی با آنها برخورد خواهد شد. این افراد به جرایمی همچون اخلال در نظم و روند پرونده نیز ممکن است محکوم شوند. برای جلوگیری از وقوع چنین اتفاقی بهتر است تا اصالت تمامی مدارک به وسیله وکیل متخصص بررسی شود. سند شما به جز اصالت و صحت اطلاعات باید دربردارنده ویژگی‌های مشخص دیگری هم باشد که طبق قانون تعیین شده‌اند.
این مشخصات شامل مواردی مانند اطلاعات دقیق و کامل و همچنین مهر و امضا است. معمولاً اسنادی که اطلاعات ناقص دارند نمی‌توانند به‌خوبی در دادگاه مورد دفاع و استناد واقع شوند. برای افراد کم‌سواد یا بی‌سواد می‌توانید از اثر انگشت به جای امضا بهره ببرید. البته در برخی مواقع برای اشخاص معمولی نیز درج اثر انگشت لازم و ضروری است. تمامی آثار هویتی اعم از مهر و اثر انگشت و امضا باید متعلق به فرد بوده که سند عادی را به آن ارجاع داده‌اند. عدم رعایت هرکدام از موارد اشاره‌شده باعث پیچیده‌تر شدن مراحل شده و تنها به ضرر شما خواهد بود. پیشنهاد می‌شود تمامی سندهای عادی را با نظر وکیل انتخاب کنید.
سند عادی را با شهادت‌نامه اشتباه نگیرید
سند عادی باید به‌وسیله همان کسانی که قرار است از آن بهره‌برداری کنند ،تهیه و تنظیم شده باشد. باید بدانید که عدم رعایت این مورد باعث مورد قبول واقع نشدن مدرک شما خواهد شد. شاید در این وهله ابهامی پیش بیاید که در صورت وقوع چنین موردی مدرک ما به چه حالتی در می‌آید؟ آیا ارزش قانونی خود را حفظ خواهد کرد؟ در پاسخ باید بگوییم که طبق قانون مدرکی که حاوی اطلاعات اشخاصی باشد که آنها فی‌نفسه هیچ اقدام حقوقی انجام نداده‌اند، از حالت سند خارج شده و شهادت‌نامه خواهد بود.
این شهادت‌نامه در واقع بیانگر ادعاهای افراد در مورد اتفاقات خارجی خواهد بود. شهادت‌نامه ها به‌تنهایی جزو سند عادی به شمار نمی‌آیند و اصلاً در دسته اسناد طبقه‌بندی نمی‌شوند. اعتبار شهادت‌نامه معطوف به شهادت و گواهی و ادعاهایی است که در آن نوشته شده و در غیر این صورت کاربرد چندانی در طی روال قانونی پرونده نخواهد داشت. افرادی می‌توانند شهادت‌نامه را تنظیم کنند که در وقوع حوادث و نقض قوانین و هر عنوان دیگر مربوط به پرونده دخیل نبوده باشند. بیانات آنها زمانی که در قالب موازین حقوقی و به‌صورت کتبی ارائه شود جلوه‌ای از شهادت‌نامه خواهد بود. اگر قاضی و دادگاه از شما طلب شهادت‌نامه کرد آن‌گاه این برگه را ارائه دهید.
جمع‌بندی درباره سند عادی
در این مطلب از موسسه حقوقی عدلدانو به صورت گسترده در مورد سند عادی بحث کردیم و مهم‌ترین و رایج‌ترین انواع آنها را شناختیم. ما در این مطلب پی بردیم که برای ارائه هرکدام از اسناد عادی باید چه ضوابطی رعایت شود. با مهم‌ترین عنوان‌های موجود در قوانین سند عادی نیز برخورد کردیم. همچنین دانستیم که جعل سند عادی چه عواقبی را در پی خواهد داشت. شما می‌توانید برای اثبات مالکیت خود در مورد یک کالا، خانه، ملک و هر چیز دیگری که به مهر و امضای دو طرف ممهور است با سند عادی اقدام کنید. تمامی مراحل قانونی را به همراه یک وکیل حرفه‌ای طی کنید تا از بابت بروز مشکلات حقوقی نگرانی نداشته باشید