سند رسمی

اسناد و مدارک، مهم ‌‌ترین ابزاری هستند که با کمک آن‌‌ها می‌توان در یک دعوای حقوقی یا کیفری ادعای خود را ثابت کرد و پیروز شد. کارآیی که اسناد دارند را در هیچ شواهد دیگری نمی‌توانید بیابید. همیشه اسناد از درجه اهمیت بالایی در دادگاه‌‌ها برخوردار بوده‌اند. در این میان، سند رسمی یکی از بهترین و محکم ‌ترین مدارکی است که می‌توان برای ادامه کار و بررسی به دادگاه ارائه کرد. این سند، ویژگی‌ها و مشخصاتی دارد که آن را از سایر مدارک موجود و قابل ارائه به دادگاه متمایز می‌کند. کسی که به قوانین سند رسمی آشنا باشد، مسیر ساده‌‌ تری را برای پیروزی در دادگاه در پیش دارد. تا انتهای این مطلب با وکیل وصول مطالبات عدلدانو همراه باشید، تا هر آن چه را در مورد اسناد رسمی لازم است، بیاموزید.

سند رسمی چیست؟

در دادگاه، برای اثبات ادعا، مدارک و دلیل‌های زیادی ارائه می‌شود. مواردی همچون سوگند، شهادت و … همگی جزء ادله اثبات دعوا به حساب می‌آیند. در میان این موارد، سند رسمی از اعتبار بالاتری برخوردار است. می‌توان گفت هیچ چیز مانند ارائه سند رسمی، ادعای مطرح شده را ثابت نمی‌کند. اسناد به دو صورت عادی و رسمی رایج هستند؛ اما در این مطلب قصد داریم در خصوص سند رسمی با شما صحبت کنیم.

سند رسمی چیست؟ قانون مدنی سند رسمی را این چنین وصف می‌کند؛ اسنادی که در اداره ثبت اسناد و مدارک یا دفاتر اسناد رسمی و یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد، سند رسمی است. سند رسمی، در دادگاه‌ها اهمیت بالایی دارد. به نظر شما دلیل این اهمیت بالای سند رسمی چیست؟ یا به عبارتی چرا سند رسمی بالاترین اعتبار را در دادگاه دارد؟

دلیل اهمیت سند رسمی چیست؟

زمانی که برای حل یک اختلاف یا مشکل به دادگاه مراجعه می‌کنید، ابزارهای مختلفی در اختیار شما قرار خواهد گرفت تا به ‌وسیله آن‌ها، در مورد ادعای خود دفاع کنید و آن را ثابت کنید تا پرونده به سمت پیروزی شما برود. این ابزارها معمولاً اقرار، سوگند و گواهی دادن یا همان شهادت هستند. در این میان، برای شما حالتی هم در نظر گرفته شده که با ارائه سند رسمی از خود دفاع کنید. ارائه‌ این سند از بهترین شیوه‌‌های ثابت کردن ادعای خود در دادگاه به شمار می‌‌رود و در نزد مراجع قانونی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. البته، باید اشاره کرد که هر نوع سندی برای دادگاه ارزشمند است اما در مقایسه با سند عادی، سندهای رسمی از درجه اعتبار بالا تری برخوردار هستند.  بنابراین، دانستید که دلیل اهمیت سند رسمی به خاطر اعتباری است که در دادگاه دارد.

تاثیرات حقوقی سندهای رسمی بسیار بالاتر و بیشتر از اسناد عادی بوده و شرایط و قوانین مختلفی برای آن‌ها اعمال می‌شود. برای جلوگیری از اتلاف وقت وکلا و مراجع قانونی در مورد تشخیص معمولی یا رسمی بودن سند، قانون مدنی کشور، این سند را به ‌صورت کاملاً شفاف معرفی کرده است. در ماده 1287 قانون مدنی آمده که سند رسمی را، یک مرجع و مأمور که از سمت نهادهای دارای صلاحیت برگزیده شده، به ثبت می‌رساند. همچنین آن سند بایستی در شرایط خاص و در قالب ارائه ‌شده از طرف قانون تنظیم شود. اگر این دو مورد مهیا باشد ، آن ‌گاه سند به رسمیت شناخته می‌شود. پروسه‌ای که این سند دنبال می‌کند باعث اهمیت بالای آن در مراجع قضایی شده است.

انواع اسناد رسمی

اسناد رسمی اشکال مختلفی دارند. تعداد زیادی سند رسمی در کشورمان وجود دارد. اما انواع اصلی این سند را می‌توان به 4 دسته تقسیم کرد؛ اسناد قانونی مانند فرمان‌ها و قانون‌ها، اسناد تنظیمی در دفاتر ثبت، اسناد قضایی مثل احکام و قرارهای دادگاه و اسناد اداری مانند دستورهای صادره از  ادارات کشوری و لشگری مهم ‌ترین انواع سند رسمی در کشورمان هستند. البته اگر بخواهیم کمی جزئی ‌تر به این موضوع بپردازیم، می‌توانیم تعداد گسترده‌ای از اسناد رسمی را معرفی کنیم. پس اسناد رسمی به همین 4 دسته منحصر نمی‌شود. برای مثال، جواز کارشناسی و پروانه کسب نیز می‌توانند سند رسمی باشند. هر سندی که دارای ارکان مزبور باشد، به نوعی سند رسمی به حساب می‌آید.

قوانین سند رسمی

گفته شد؛ به هر سندی نمی‌توان نام سند رسمی داد. برای اینکه به یک سند عنوان سند رسمی اطلاق شود، باید به قوانینی که برای سند رسمی وضع شده است توجه کنید و با توجه به آن و در صورت هم خوانی معیارها، آن را به عنوان یک سند رسمی بشناسید. قانون گذار؛ برای تایید رسمی بودن سند چند شرط آورده است. این شروط را می‌توان قوانین سند رسمی نیز به حساب آورد.

رسمی بودن سند، ملزم به داشتن سه شرط است. پس قوانین سند رسمی به کلی سه مورد می‌باشند. ابتدا باید بگوییم که سند رسمی باید نزد مامورین رسمی تنظیم شود. همچنین مامور رسمی، باید در حدود صلاحیتی که دارد اقدام و عمل کند. و در آخر باید بگوییم که سند رسمی، باید طبق مقررات قانونی تنظیم شود. حال به ادامه مطلب توجه کنید تا هر کدام از این موارد را کمی کامل‌ تر بشناسید.

وجود یک مامور رسمی در پروسه تنظیم سند

اولین ویژگی و قانون سند رسمی، این است که فرد مشخص ‌شده توسط نهادهای مربوطه در تنظیم و ثبت سند رسمی نقش داشته باشد. این حضور، برای ادامه کار لازم و ضروری است. آن چه که تاکنون در مورد ارزش و اعتبار انواع سند رسمی شنیده‌اید، دقیقاً به مسئول ثبت آن وابسته است. بدون حضور این شخص، شما نمی‌توانید سند خود را رسمی بدانید و در مورد ارزش‌ آن ادعایی داشته باشید. او باید در تمامی مراحل تهیه و تنظیم این مدرک حضور داشته و روی هر گام به‌ دقت نظارت داشته باشد. او از طرف قانون، مسئول انجام این کار است و در پایان برای تایید نهایی باید سند را امضا کند.

سند رسمی، بدون امضای مامور رسمی، معتبر نخواهد بود. او باید همه شرایط و مفاد مندرج در متن را باز بینی کند و مطمئن شود که هیچ‌ گونه مسئله یا مشکل قانونی و حقوقی در آن وجود ندارد. زمانی که همه مشکلات بر طرف شد، سند رسمی به مرحله امضا می‌رسد. آن گاه هیچ‌ کس نمی‌تواند ادعا یا تردیدی نسبت به محتوای نوشته ‌شده در سند داشته باشد. این مسئولان تا هر زمان که صلاحیت از آن‌ها سلب نشود، می‌توانند به کار تنظیم اسناد رسمی مشغول باشند. بهتر است بدانید که مسئولان تأیید سند رسمی، الزاماً اشخاص دولتی نیستند. اکثر سر دفتران اسناد رسمی از این ‌قبیل افراد هستند.

به کار بردن تمامی موازین حقوقی و قانونی

در این بخش باید اشاره کرد که هر شخص متقاضی سر دفتر شدن، باید تمامی ویژگی‌های قید شده در آیین‌ نامه‌ های مربوط را داشته باشد. شخص به‌ هیچ‌ وجه نباید حدود و مرز های تعیین ‌شده از طرف قانون را زیر پا بگذارد. در غیر این صورت، با مشخص شدن اعمال خلاف قانون وی، این امتیاز از او سلب می‌شود. این افراد باید به ‌تمامی شرایط و ضوابط تنظیم و ثبت سند رسمی مسلط باشند. و باید طبق قوانینی که آموخته‌اند، سند را بازنگری کنند و در صورت وجود مغایرت با قانون آن را تایید نکرده و از امضای آن خودداری کنند. سندی که با وجود مشکلات قانونی به امضای سر دفتر یا مامور رسمی برسد، تنها باعث ایجاد اخلال در روند قانونی شده و برای فرد یک نکته منفی در کارنامه کاری وی به ‌حساب خواهد آمد.

مزایای سند رسمی

سند رسمی نسبت به سندهای عادی دارای مزیت‌های بیشتری است. گفتیم که یکی از مهم‌ ترین دلایل اهمیت داشتن سند رسمی، به خاطر جایگاهی است که در مراجع قانونی مثل دادگاه دارد. اما این اسناد علاوه بر این مزیت، مزایای دیگری نیز دارند. کارشناسان گروه حقوقی عدل دانو در این قسمت، مهم ‌ترین مزایای سند رسمی را برای شما ارائه کرده‌اند. به ادامه مطلب توجه کنید تا با مهم ‌ترین این مزایا، آشنا شوید. عدم وجود امکان انکار و تردید در سند، یکی از مهم ‌ترین مزایای سند رسمی است. هیچ شخصی نمی‌تواند محتوای ارائه شده از سند رسمی را انکار کند. تنها یک ادعا می‌توان مطرح کرد و آن، ادعای جعلی بودن سند است. البته این ادعا تنها با مطرح شدن به اتمام نمی‌رسد؛ بلکه شخص مدعی باید ادعای خود را اثبات کند. مقدم بودن اعتبار تاریخ تنظیم سند رسمی، نسبت به همه مدارک، مزیت دیگر این اسناد است.

تاریخ سند رسمی در دادگاه به هر مدرک دیگری ارجحیت دارد. برای مثال، فرض کنید شخصی وسیله نقلیه‌ای را به شما فروخته است؛ و سپس با استفاده از سند عادی، آن را به شخص دیگری نیز فروخته و این در حالی است که شما سند رسمی وسیله نقلیه را در دست دارید. در این زمان، مدرک ارائه شده توسط شما، معتبرتر از هر ادعا و مدارکی است که از جانب طرفین دیگر پرونده ارائه می‌شود. سند رسمی، برای جانشینان قانونی طرفین هم معتبر می‌باشد و این، یکی دیگر از مزایای سند رسمی است. به این معنی است که اگر معامله‌ای انجام شد و یکی از دو طرف معامله فوت کرد، ورثه آن شخص می‌توانند از مزیت‌های سند رسمی معامله، بهره‌ مند شوند.

سند های لازم الاجرا

سندهای لازم‌الاجرا می‌توانند در دو نوع باشند. حالت‌ های کمی اتفاق می‌افتد که این اسناد از نوع عادی باشند. در اکثر موارد، یک سند لازم‌الاجرا، سندی رسمی است. این اسناد به ‌گونه‌ای تعریف می‌شوند که حتماً طرف یا طرفین باید به آن چه که در مورد آن تعهد داده‌ اند عمل کنند. هر کدام از اشخاص اگر بدهی دارند یا باید کالا و خدماتی ارائه کنند، در اولین فرصت و بدون فوت وقت ملزم به اجرای آن هستند. البته در این مورد باید بدانید که اگر شخص متعهد، به ‌صورت کاملاً اختیاری از انجام وظایف خود سر باز بزند، در آن هنگام طرف مقابل باید وارد عمل شود و اجرا را بخواهد.

حال سوال پیش می‌آید که این وصف لازم‌الاجرا، چه تفاوتی با قراردادها و سند رسمی که پیش ‌تر با آن آشنا شدیم دارد؟ زمانی که سندی لازم‌الاجرا باشد، طلبکار این امکان را خواهد داشت تا که بدون هیچ ‌گونه دادخواست و اقامه‌ دعوایی، وارد مرحله‌ اجرا شود. شخص، به حکم‌های صادر شده از طرف قاضی و دادگاه نیاز نخواهد داشت. او تنها به ارگان‌های اجرایی مراجعه می‌کند و به این صورت فرد بدهکار ملزم و مجبور به پرداخت بدهی های خود خواهد شد.

نتیجه گیری

آن چه که در این مطلب خواندید، تنها گوشه‌ای کوچک از مطالب مربوط به حقوق و قوانین سند رسمی بود. شما باید از طریق وکیل خود اقدام به شناسایی انواع سند رسمی بکنید و در این حال از حقوق خود مطلع شوید. سندهای رسمی در دادگاه، حکم برگ برنده را دارند؛ زیرا توسط یک مامور دارای صلاحیت، تنظیم و تأیید شده‌اند. همچنین این اسناد، کاملاً مطابق قوانین هستند و هیچ‌ کس نمی‌تواند در آن‌ها عیب و ایرادی پیدا کند. معمولاً سندهای رسمی لازم‌الاجرا هستند و به ‌سرعت باعث وصول طلب صاحب خود خواهند شد.

کلیه مطالب توسط گروه حقوقی عدل دانو تهیه شده اند. در این مطلب، مهم ‌ترین توضیحات در خصوص سند رسمی را برای شما شرح دادیم. با مطالعه‌ این مطلب، می‌توانید هر آن چه در مورد سند رسمی نیاز دارید را بشناسید. البته فراموش نکنید که دریافت مشاوره حقوقی در مورد سند رسمی، می‌تواند تاثیر زیادی روی روند پرونده‌ شما بگذارد.